Privacy Policy – SafetyPilot PRO

Versione 1.7 – efficace dal 11 ottobre 2026

La presente Privacy Policy spiega come FM Tech Lab, tramite SafetyPilot PRO, tratta i dati personali connessi al sito safetypilotpro.com, all'applicazione, agli account, agli abbonamenti, all'assistenza e alle funzionalità disponibili.

La policy è organizzata per rapporto e finalità di trattamento, così da rendere chiari dati trattati, finalità, base giuridica, destinatari e criteri di conservazione.

1. Chi è il Titolare del trattamento

Per i trattamenti svolti da SafetyPilot PRO in qualità di Titolare:

FM Tech Lab
P. IVA 05810550284 (REA PD 494157)
Via Minio 30 bis, Padova, Italia
Email: info@safetypilotpro.com

Nella presente informativa, "FM Tech Lab", "SafetyPilot PRO", "noi" o "Titolare" indicano FM Tech Lab quale soggetto che fornisce il servizio SafetyPilot PRO.

2. A chi si applica questa informativa

Questa policy può riguardare:

• visitatori del sito;
• utenti registrati;
• Clienti e relativi referenti;
• RSPP, HSE Manager, consulenti e altri professionisti;
• utenti invitati dal Cliente;
• persone che contattano l'assistenza;
• destinatari di comunicazioni commerciali;
• lavoratori, collaboratori o altri interessati i cui dati siano inseriti nella piattaforma da un Cliente.

Per i dati trattati per conto del Cliente si applica anche il Data Processing Agreement (DPA).

3. Il ruolo di FM Tech Lab: Titolare e Responsabile

FM Tech Lab opera quale Titolare autonomo per i trattamenti necessari alla gestione del sito, degli account, della sicurezza, del rapporto contrattuale, dei pagamenti, dell'assistenza, degli adempimenti amministrativi e fiscali, dei log tecnici e del marketing quando consentito.

Quando il Cliente inserisce dati personali di lavoratori, collaboratori, referenti o altri interessati e determina finalità e mezzi essenziali del trattamento:

• il Cliente opera quale Titolare del trattamento;
• FM Tech Lab – SafetyPilot PRO opera quale Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR;
• Base44 e altri fornitori possono operare quali sub-responsabili secondo il DPA.

In tale contesto la base giuridica relativa ai dati degli interessati è determinata dal Cliente.

4. Quali dati possiamo trattare

A seconda dell'uso del servizio possono essere trattati:

• dati identificativi e di contatto: nome, cognome, email, telefono, ruolo;
• dati account: identificativo utente, azienda, ruolo, autorizzazioni, preferenze e accettazioni legali;
• dati aziendali: denominazione, sede, partita IVA, settore, codice ATECO, rischio e referenti;
• dati dei lavoratori: nome, cognome, mansione, sede, ruolo di sicurezza, formazione, attestati e scadenze;
• dati operativi: checklist, sopralluoghi, near miss, azioni correttive, note, documenti e report;
• dati tecnici: IP ove disponibile, browser, user-agent, sessione, log, Audit Trail, errori ed eventi di sicurezza;
• dati di abbonamento e pagamento: piano, importo, stato, identificativi Stripe e dati amministrativi;
• dati di supporto: richieste, comunicazioni e allegati;
• preferenze privacy: cookie, marketing, revoche e opposizioni.

SafetyPilot PRO non conserva direttamente il numero completo delle carte di pagamento gestite da Stripe.

5. Da dove provengono i dati

I dati possono provenire:

• direttamente dall'interessato;
• dal Cliente o da un utente autorizzato;
• automaticamente durante l'utilizzo del sito o dell'app;
• dal provider di autenticazione scelto dall'utente;
• da Stripe per lo stato di pagamenti e sottoscrizioni;
• dai fornitori tecnici necessari al servizio;
• dalle richieste di assistenza.

SafetyPilot PRO non acquista banche dati di lavoratori da terzi per alimentare la piattaforma.

6. Visita del sito

Dati: dati tecnici di navigazione, IP ove disponibile, browser, sessione, cookie e tecnologie equivalenti.

Finalità: funzionamento, sicurezza, prevenzione di abusi, gestione della sessione, analytics e misurazione delle campagne quando consentiti.

Base giuridica: legittimo interesse per sicurezza e funzionamento tecnico; consenso per strumenti analytics o marketing non necessari.

Conservazione: per il tempo necessario alle finalità tecniche e di sicurezza; per cookie e tracking secondo la Cookie Policy e le impostazioni dei fornitori.

7. Creazione e utilizzo dell'account

Dati: nome, cognome, email, ruolo, azienda, credenziali o identificativi di autenticazione, autorizzazioni e accettazioni legali.

Finalità: registrazione, autenticazione, accesso, gestione dei ruoli, sicurezza, comunicazioni di servizio e gestione del rapporto.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b GDPR per contratto e misure precontrattuali; art. 6, par. 1, lett. f GDPR per sicurezza e prevenzione degli abusi.

Conservazione: per la durata dell'account e successivamente per il tempo necessario a obblighi di legge, contestazioni e tutela dei diritti.

8. Dati caricati dal Cliente su aziende e lavoratori

SafetyPilot PRO permette al Cliente di gestire aziende, lavoratori, formazione, scadenze, documenti, sopralluoghi, near miss e azioni correttive.

Per tali dati il Cliente opera normalmente quale Titolare e FM Tech Lab quale Responsabile ex art. 28 GDPR.

Il Cliente è responsabile di:

• liceità e base giuridica;
• informative agli interessati;
• minimizzazione ed esattezza;
• corretta gestione degli utenti;
• tempi di conservazione;
• eventuali DPIA, accordi sindacali o autorizzazioni.

SafetyPilot PRO non determina autonomamente quali lavoratori o documenti il Cliente debba inserire.

9. Formazione, scadenze, sopralluoghi e near miss

Dati: informazioni identificative e professionali, corsi, attestati, scadenze, checklist, rilievi, azioni correttive e documentazione collegata.

Finalità: permettere al Cliente di organizzare i propri processi di salute e sicurezza sul lavoro.

Ruolo privacy: SafetyPilot PRO opera normalmente quale Responsabile per conto del Cliente.

Conservazione: secondo le istruzioni del Cliente e la durata del rapporto, fatti salvi obblighi di legge e cicli tecnici di backup.

Le funzioni di alert e reminder sono strumenti organizzativi e non sostituiscono gli obblighi normativi del Cliente.

10. Medico Competente e dati sanitari

SafetyPilot PRO non è un archivio sanitario.

Non devono essere caricati, salvo diversa funzionalità espressamente prevista e valida base giuridica:

• cartelle sanitarie;
• diagnosi, referti, anamnesi ed esami clinici;
• prescrizioni e informazioni cliniche dettagliate;
• dati genetici o biometrici per identificazione;
• dati giudiziari non necessari.

Le funzioni relative al Medico Competente devono essere utilizzate per informazioni amministrative strettamente necessarie. Qualora sia registrato un esito amministrativo relativo all'idoneità, il Cliente deve evitare motivazioni, diagnosi o dettagli clinici.

11. Utenti autorizzati, ruoli e Audit Trail

Il Cliente può autorizzare più utenti secondo il piano e le funzionalità disponibili ed è responsabile dell'attribuzione e revoca dei permessi.

SafetyPilot PRO applica, ove previsti dall'architettura, separazione logica tra aziende, ruoli applicativi e controlli di accesso a livello di record.

La piattaforma può registrare accessi, autenticazioni, creazioni e modifiche di record, eventi amministrativi, errori ed eventi di sicurezza.

Finalità dei log: sicurezza, accountability, assistenza, diagnosi e ricostruzione degli eventi.

Base giuridica: legittimo interesse e, ove applicabile, obblighi di sicurezza.

L'Audit Trail non è progettato come strumento di misurazione della produttività individuale. È vietato utilizzare SafetyPilot PRO per controllo occulto o sorveglianza dei lavoratori in violazione del GDPR, della normativa lavoristica o dell'art. 4 della Legge 300/1970.

12. Assistenza e comunicazioni di servizio

Dati: contatti, contenuto della richiesta, informazioni account, dati tecnici e allegati necessari.

Finalità: assistenza, diagnosi dei problemi, gestione delle richieste e comunicazioni relative al servizio.

Base giuridica: contratto e, ove applicabile, legittimo interesse alla gestione dell'assistenza.

Conservazione: per il tempo necessario alla richiesta e alla tutela dei diritti.

Gli utenti non devono inviare al supporto dati sanitari o altre informazioni non necessarie.

13. Pagamenti e Stripe

SafetyPilot PRO utilizza Stripe per checkout, pagamenti e sottoscrizioni.

FM Tech Lab riceve normalmente identificativi del cliente e della sottoscrizione, piano, importo, stato del pagamento e dati amministrativi necessari.

Finalità: attivazione e gestione degli abbonamenti, amministrazione, fatturazione e gestione dei pagamenti.

Base giuridica: esecuzione del contratto e obblighi legali, contabili e fiscali.

A seconda della specifica attività, Stripe può operare quale Responsabile del trattamento oppure quale Titolare autonomo, in particolare per sicurezza, antifrode, compliance, obblighi finanziari, billing e sviluppo dei servizi.

14. Marketing, cookie e analytics

SafetyPilot PRO può inviare comunicazioni commerciali quando dispone di una base giuridica valida.

Quando il trattamento si basa sul consenso, questo è facoltativo e può essere revocato in qualsiasi momento.

Newsletter. L'iscrizione alla newsletter di SafetyPilot PRO è volontaria e facoltativa: avviene solo su iniziativa dell'interessato, tramite il modulo sul sito, previo consenso esplicito alle finalità promozionali. Trattiamo allora l'indirizzo e-mail e le informazioni di consenso associate esclusivamente per inviare comunicazioni informative e commerciali sui prodotti e servizi di SafetyPilot PRO, inclusi codici promozionali e offerte riservate agli iscritti. La base giuridica è il consenso (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR); i dati non vengono ceduti a terzi per il loro marketing.

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, con effetto immediato, tramite il link “Disiscriviti” in ogni e-mail oppure contattando info@safetypilotpro.com. Dopo la revoca non vengono più inviate comunicazioni promozionali; i dati di iscrizione restano conservati, in forma minimizzata, solo per documentare la revoca ed evitare ulteriori invii. L'eventuale codice promozionale riservato agli iscritti resta utilizzabile nei termini comunicati.

Gli strumenti tecnici strettamente necessari possono essere utilizzati senza consenso nei limiti della legge. Analytics e advertising non necessari vengono attivati secondo le preferenze dell'utente e previo consenso quando richiesto.

Google Analytics e Google Ads possono essere utilizzati soltanto se effettivamente configurati.

Per maggiori informazioni consulta la Cookie Policy.

15. SafetyPilot AI

SafetyPilot PRO può mettere a disposizione funzionalità AI con finalità di supporto.

Le informazioni inserite nelle richieste possono essere trasmesse ai servizi AI messi a disposizione tramite Base44 e alla relativa catena di fornitori.

SafetyPilot PRO non sviluppa né addestra autonomamente propri modelli AI sui dati dei Clienti. Le condizioni Base44 applicabili possono tuttavia prevedere l'utilizzo dei Customer Data per mantenere, fornire e migliorare la piattaforma, inclusa la possibilità di addestrare strumenti software e modelli AI/ML. Base44 rende disponibili specifiche opzioni di esclusione dal training per determinati ambienti Enterprise.

Nelle funzioni AI non devono essere inseriti dati sanitari dettagliati, dati giudiziari, password, credenziali o informazioni personali eccedenti.

Gli output possono essere inesatti o incompleti e devono essere verificati da una persona competente.

16. Decisioni automatizzate

SafetyPilot PRO non è progettato per assumere decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi ai sensi dell'art. 22 GDPR.

SafetyPilot AI non deve essere utilizzato come unico fondamento di decisioni individuali relative ad assunzione, cessazione, sanzioni, promozioni, retribuzione, produttività, affidabilità, comportamento o idoneità.

17. Con chi possono essere condivisi i dati

I dati possono essere trattati, nei limiti necessari, da:

• Base44/Wix e relativa catena di sub-responsabili;
• provider cloud, autenticazione, email, AI, logging e monitoraggio;
• Stripe;
• Google Analytics e Google Ads, se attivati;
• consulenti professionali strettamente necessari;
• autorità pubbliche quando previsto dalla legge.

L'elenco aggiornato dei principali fornitori è disponibile nella pagina Sub-responsabili e fornitori.

18. Base44, sicurezza e data residency

SafetyPilot PRO utilizza Base44 quale infrastruttura tecnologica principale per componenti applicativi, database, autenticazione, backend, file e servizi integrati.

Secondo la documentazione Base44 vigente, il fornitore dichiara misure che includono cifratura TLS 1.2+ in transito, AES-256 a riposo inclusi i backup, gestione dei segreti, penetration test, controlli di sicurezza e funzioni per la cancellazione dei dati.

Base44 rende disponibili opzioni di data residency in funzione del piano e opzioni Enterprise per escludere i dati del workspace dall'addestramento AI.

Le certificazioni e attestazioni Base44 appartengono al fornitore e non costituiscono certificazioni autonome di SafetyPilot PRO.

SafetyPilot PRO non garantisce una residenza esclusiva dei dati in Italia o nel SEE salvo specifica configurazione verificata e relativo impegno contrattuale.

19. Trasferimenti internazionali

Base44, Stripe e altri fornitori possono comportare trattamento o accesso ai dati da Paesi esterni allo SEE, inclusi gli Stati Uniti.

Quando necessario, i trasferimenti si basano sui meccanismi previsti dal Capo V GDPR, tra cui:

• decisioni di adeguatezza;
• EU-US Data Privacy Framework per soggetti validamente certificati;
• Clausole Contrattuali Standard della Commissione europea;
• altri strumenti riconosciuti dalla normativa applicabile.

Informazioni sulle garanzie applicabili possono essere richieste a info@safetypilotpro.com.

20. Per quanto tempo conserviamo i dati

FM Tech Lab applica il principio di limitazione della conservazione.

• Account e rapporto contrattuale: per la durata del rapporto e successivamente per obblighi normativi, contestazioni e tutela dei diritti.
• Dati fiscali e contabili: secondo i termini di legge, normalmente fino a 10 anni ove richiesto.
• Pagamenti e sottoscrizioni: per la gestione del rapporto e gli obblighi amministrativi e fiscali.
• Accettazioni legali e preferenze privacy: per il tempo necessario a dimostrare le scelte dell'utente e la conformità.
• Assistenza: per il tempo necessario alla richiesta e alla tutela dei diritti.
• Marketing: fino alla revoca o opposizione, salvo i dati minimi necessari a documentarla.
• Log e Audit Trail: per il tempo ragionevolmente necessario a sicurezza, accountability e diagnosi.
• Dati caricati dal Cliente: secondo le istruzioni del Cliente e per la durata del rapporto.
• Backup: fino alla cancellazione o sovrascrittura secondo i cicli tecnici del fornitore.

SafetyPilot PRO non garantisce una specifica finestra di recuperabilità dopo la cessazione salvo diversa previsione contrattuale.

21. Cessazione, esportazione e archiviazione documentale

Prima della cessazione o cancellazione dell'account il Cliente è invitato a esportare i dati che deve conservare.

Alla cessazione, i dati possono essere cancellati, restituiti o resi non disponibili secondo il ruolo privacy, il DPA, gli obblighi di legge e i cicli tecnici dei fornitori. I dati condivisi con altri utenti legittimati della stessa organizzazione possono restare disponibili all'organizzazione.

SafetyPilot PRO fornisce archiviazione operativa ma non svolge attività di conservazione digitale a norma. Il Cliente resta responsabile degli originali e di eventuali obblighi di conservazione a norma.

22. Come proteggiamo i dati

SafetyPilot PRO adotta misure proporzionate al rischio, che possono includere:

• autenticazione individuale;
• ruoli e minimo privilegio;
• separazione logica per azienda;
• controlli di accesso a livello di record;
• backend protetto per operazioni sensibili;
• gestione dei segreti;
• verifica dei webhook;
• logging e Audit Trail;
• cifratura infrastrutturale;
• procedure di gestione degli incidenti;
• strumenti di esportazione e backup.

Nessun sistema informatico può garantire sicurezza assoluta.

23. Data breach

Quando FM Tech Lab opera quale Titolare, valuta le violazioni dei dati personali ai sensi degli artt. 33 e 34 GDPR.

Quando SafetyPilot PRO opera quale Responsabile, informa il Cliente senza ingiustificato ritardo dopo essere venuto a conoscenza di una violazione riguardante dati trattati per suo conto e fornisce le informazioni ragionevolmente disponibili.

FM Tech Lab mantiene un registro interno degli incidenti privacy.

24. I tuoi diritti

Quando FM Tech Lab opera quale Titolare, l'interessato può esercitare, quando applicabili, i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR:

• accesso;
• rettifica;
• cancellazione;
• limitazione;
• opposizione;
• portabilità;
• revoca del consenso;
• garanzie relative alle decisioni automatizzate.

Le richieste possono essere inviate a info@safetypilotpro.com.

FM Tech Lab risponde senza ingiustificato ritardo e, di regola, entro un mese, salvo le proroghe consentite dal GDPR. Quando la richiesta riguarda dati inseriti da un Cliente, l'interessato deve normalmente rivolgersi al Cliente quale Titolare; SafetyPilot PRO lo assisterà secondo il DPA.

25. Reclamo, DPO e accountability

L'interessato può proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali.

Alla data della presente informativa FM Tech Lab non ha designato un RPD/DPO. La necessità della designazione viene riesaminata quando cambiano significativamente scala, finalità, categorie di dati o tecnologie.

FM Tech Lab mantiene strumenti interni di accountability che possono comprendere screening DPIA, registro dei data breach, valutazioni su trasferimenti e AI, revisione dei fornitori e versioning delle informative e delle prese visioni.

Il Cliente resta autonomamente responsabile dell'eventuale DPIA relativa ai propri trattamenti effettuati tramite SafetyPilot PRO.

26. Minori

SafetyPilot PRO è un servizio B2B destinato ad aziende e professionisti e non è rivolto a minori per la creazione autonoma di account.

Se un Cliente tratta legittimamente dati riferiti a lavoratori minorenni, resta responsabile della base giuridica, delle informative e degli ulteriori adempimenti applicabili.

27. Modifiche societarie e aggiornamenti della Policy

In caso di riorganizzazione, fusione, cessione o trasferimento del servizio, i dati personali possono essere trasferiti al soggetto avente causa nei limiti consentiti dalla legge e nel rispetto delle finalità e degli obblighi informativi applicabili.

La presente Policy può essere aggiornata per modifiche normative, organizzative, tecniche, contrattuali, dei fornitori o delle funzionalità.

Le modifiche sostanziali saranno rese disponibili tramite sito, app o altri canali appropriati. La presa visione della Privacy Policy è distinta dal consenso.

28. Documenti collegati e contatti

La presente Privacy Policy deve essere letta insieme, quando applicabile, a:

• Termini e Condizioni;
• Data Processing Agreement (DPA);
• Cookie Policy;
• Sub-responsabili e fornitori;
• Security & Privacy Center.

Per richieste privacy: info@safetypilotpro.com.

Riferimenti principali: Regolamento (UE) 2016/679, D.Lgs. 196/2003 come modificato, disciplina ePrivacy applicabile, Legge 300/1970, D.Lgs. 81/2008, Regolamento (UE) 2024/1689 ove applicabile, linee guida EDPB e Garante, DPA e documentazione dei fornitori utilizzati.